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Cartographie de la chaîne de valeur : Comment ? 2e partie

 Dans l’article de la semaine dernière, nous avons expliqué ce qu’est la cartographie de la chaîne de valeur et quel rôle elle joue au sein d’une organisation, afin de mettre en évidence les zones problématiques et les zones où l’efficacité peut être améliorée. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour effectuer une cartographie efficace de certains processus dans votre propre organisation.

La chose la plus importante au départ, est d’impliquer tous les services dans le projet de cartographie de la chaîne de valeur.  Personne ne connaît tous les détails d’une organisation. Il est donc important d’inclure des représentants de chaque service, sans quoi il y aura des lacunes d’information.

Puis, depuis le moment même où le produit entre dans l’organisation, écrivez chaque étape du processus sur une feuille de papier.  Il est conseillé d’utiliser des fiches adhésives, car vous serez probablement amené à réarranger leurs positions relatives plus tard.  Il existe des normes pour les symboles et les flux, mais vous pouvez simplement coller vos fiches adhésives sur un tableau et les raccorder en traçant des lignes.

Pendant que vous discutez et notez les étapes du processus avec votre équipe, assurez-vous de bien cerner tout ce que chaque service apporte au produit.  Par exemple, si la matière première est apportée pour être traitée, veillez à inclure des éléments tels que :

– Produit reçu par le préposé aux réceptions/au contrôle

– Documentation transmise à la comptabilité

– Produit inspecté par l’ingénieur

– Etc.

Certaines étapes peuvent être combinées, mais essayez d’éviter ceci.  Appliquez cette procédure à l’ensemble du processus de transformation du produit et pour tous les services.  Vous pouvez ensuite tracer des lignes pour relier certaines étapes et former une sorte de diagramme.  À la fin, vous serez en mesure de visualiser le chemin suivi par le produit.

 

Et maintenant ?

À la fin de l’exercice, vous aurez un tableau couvert de fiches adhésives et de lignes.  L’objectif de la cartographie est de mettre en évidence les zones à problèmes et les inefficacités.  Pendant la phase de documentation des processus, vous discutez constamment avec votre équipe de ce qui se passe à chaque étape.  Ces discussions vous permettent d’identifier des zones à problèmes qui pourront être traitées plus tard.  En outre, vous trouverez peut-être que certains processus sont superflus et peuvent être supprimés dans un service.  Autre chose, vous pouvez transférer certaines tâches à un autre service avec de meilleures compétences en la matière.  Avoir une fiche adhésive séparée pour chaque tâche vous permet de transférer facilement des tâches d’un service à un autre.  À la fin de l’exercice, veillez à consigner ces nouveaux processus à des fins de documentation.

À Insta-Pro, nous avons utilisé la cartographie pour améliorer des choses comme le traitement des commandes de pièces et les rapports de dépenses. Donc, encore une fois, la cartographie n’est pas seulement un outil applicable à la ligne de transformation, mais un outil utilisable dans tous les domaines de votre entreprise.

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